ESS und MSS: Sieben Prozesse, die Ihre digitale Personalakte sinnvoll ergänzen
Ein Mitarbeiter beantragt ein Zwischenzeugnis, eine Führungskraft meldet eine Vertragsänderung, HR erstellt die passenden Dokumente. Häufig beginnt jeder dieser Schritte in einer anderen Anwendung – oder in einem E-Mail-Postfach. Eine digitale Personalakte kann hier mehr sein als der letzte Ablageort: Sie lässt sich mit den Abläufen verbinden, aus denen ihre Dokumente entstehen.
Employee Self-Service (ESS) bietet Mitarbeitenden einen Einstieg in ihre eigenen HR-Anliegen. Manager Self-Service (MSS) unterstützt Führungskräfte bei Aufgaben für ihr Team. Der eigentliche Nutzen entsteht, wenn aus einer Eingabe ein nachvollziehbarer Prozess wird: mit den passenden Daten, klaren Zuständigkeiten, Dokumentenerstellung und einer geregelten Ablage.
Vom Anliegen bis zum fertigen Dokument
Ein sinnvoller Ablauf verbindet vier Schritte: Anliegen erfassen, fachlich prüfen und bearbeiten, erforderliche Dokumente erstellen und nach Abschluss gezielt in der Personalakte ablegen. Mitarbeitende und Führungskräfte sollten außerdem erkennen können, wo ihr Vorgang steht und ob noch etwas von ihnen benötigt wird.
Die folgenden Beispiele sind mögliche Prozessgestaltungen. Welche Schritte sich im SAP-Standard oder mit einer ergänzenden Lösung abbilden lassen, hängt von der vorhandenen Systemlandschaft und den konkreten Anforderungen ab.
1. Arbeitszeitänderung beantragen
ESS mit Freigabe im MSS: Mitarbeitende beantragen Umfang und Beginn einer Änderung. Führungskraft und HR stimmen sie ab, der Vertragsnachtrag wird erstellt und nach dem vorgesehenen Unterschriftenlauf in der Personalakte abgelegt. Den Ablauf einschließlich Datenverarbeitung und Ausnahmen erläutert das ausführliche Praxisbeispiel zur Arbeitszeitänderung.
2. Ein Arbeitszeugnis mit mehreren Bewertungen erstellen
Einstieg im ESS oder MSS: Mitarbeitende fordern ein Zwischenzeugnis an, oder eine Führungskraft stößt im Rahmen eines Austritts die Zeugniserstellung an. Anlass, Beschäftigungszeitraum und Tätigkeiten werden strukturiert erfasst.
Die Bewertung muss nicht bei einer einzigen Person liegen. Beispielsweise beschreibt der Vorarbeiter die tägliche Zusammenarbeit, während der Abteilungsleiter die übergreifende Leistung bewertet. Die Rückmeldungen können getrennt eingeholt und anschließend von HR zu einem abgestimmten Entwurf zusammengeführt werden. Fehlende oder widersprüchliche Angaben gehen gezielt zur Klärung zurück.
Verbindung zur Akte: Nach Prüfung und vorgesehenem Unterschriftenlauf wird die endgültige Fassung abgelegt und bereitgestellt. Interne Bewertungsbögen und Zwischenstände erhalten eine eigene Behandlung hinsichtlich Zugriff und Aufbewahrung; sie werden nicht automatisch gemeinsam mit dem fertigen Zeugnis sichtbar.
3. Bescheinigungen selbst anfordern
Einstieg im ESS: Mitarbeitende wählen die benötigte Bescheinigung, beispielsweise eine Beschäftigungsbescheinigung, und ergänzen nur die Angaben, die noch fehlen. Der Zweck bestimmt, welche Daten das Dokument enthalten soll.
Mit gepflegten Vorlagen können die erforderlichen Informationen aus den führenden Systemen übernommen werden. Einfache Fälle lassen sich automatisieren; Abweichungen oder prüfpflichtige Inhalte werden an HR weitergeleitet. Das fertige Dokument steht anschließend über einen geschützten Zugang bereit.
Verbindung zur Akte: Sofern die Bescheinigung nach dem festgelegten Ablagekonzept aufbewahrt werden soll, wird die ausgegebene Fassung automatisch zugeordnet. Nicht jede erneute Anforderung muss eine weitere identische Kopie in der Akte erzeugen.
4. Einstellungen vom Antrag bis zum Vertrag begleiten
Einstieg im MSS: Die Führungskraft meldet einen Personalbedarf oder startet nach der Auswahl einer Person den Einstellungsprozess. Planstelle, organisatorische Zuordnung, Eintrittstermin und Vertragsdaten werden abgestimmt.
Nach den vorgesehenen Freigaben folgen Vertragserstellung, Unterschriftenlauf und Stammdatenanlage. Die Reihenfolge wird bewusst festgelegt: Je nach System kann zunächst ein vorbereitender Datensatz nötig sein; die endgültige Verarbeitung richtet sich nach dem vereinbarten Prozessstatus. Vor dem Eintritt benötigt die einzustellende Person gegebenenfalls einen separaten Zugang, da ein regulärer ESS-Zugang noch nicht besteht.
Verbindung zur Akte: Der unterschriebene Arbeitsvertrag und weitere festgelegte Einstellungsunterlagen werden nach eindeutiger Zuordnung in die Personalakte übernommen. Eine vorgelagerte Planstellenanforderung bleibt dagegen zunächst ein organisatorischer Vorgang und gehört nicht automatisch in eine personenbezogene Akte.
5. Arbeitsmittel ausgeben und zurücknehmen
Einstieg im ESS oder MSS: Mitarbeitende beantragen benötigte Arbeitsmittel oder die Führungskraft stößt die Ausstattung für einen Neueintritt an. Nach der Freigabe erhalten IT oder die zuständige Ausgabestelle die notwendigen Aufgaben.
Bei der Übergabe werden die tatsächlich ausgegebenen Gegenstände erfasst und der Empfang bestätigt. Bei einem Wechsel oder Austritt kann daraus eine Rückgabeaufgabe entstehen. Der Prozess endet damit nicht bereits bei der Bestellung.
Verbindung zur Akte: Personenbezogene Übergabe- oder Rückgabebestätigungen können nach dem vereinbarten Ablagekonzept übernommen werden. Die technische Bestandsverwaltung bleibt im dafür vorgesehenen System; die Personalakte ersetzt keine Geräteverwaltung.
6. Incentives oder einmalige Prämien anstoßen
Einstieg im MSS: Eine Führungskraft schlägt eine Prämie vor und erfasst Anlass, Betrag und vorgesehenen Auszahlungszeitpunkt. Budgetverantwortliche und HR prüfen den Vorgang entsprechend den internen Zuständigkeiten.
Nach der Freigabe können eine Mitteilung an die beschäftigte Person und die Übergabe der relevanten Daten an die Entgeltabrechnung folgen. Eine erfolgreiche Freigabe ist dabei noch keine Bestätigung, dass die Auszahlung tatsächlich verarbeitet wurde. Rückmeldungen und Fehler müssen im Ablauf berücksichtigt werden.
Verbindung zur Akte: Die abschließende Mitteilung oder Vereinbarung wird gezielt abgelegt. Interne Budgetdiskussionen und verworfene Vorschläge werden nicht pauschal Bestandteil der für Mitarbeitende sichtbaren Unterlagen.
7. Qualifikationsnachweise einreichen
Einstieg im ESS: Mitarbeitende reichen nach einer Weiterbildung ein Zertifikat ein und ergänzen beispielsweise Abschlussdatum und Gültigkeit. Die zuständige Stelle prüft den Nachweis und ordnet ihn fachlich zu.
Wenn eine Qualifikationsverwaltung angebunden ist, können die geprüften Angaben dort aktualisiert werden. Für zeitlich begrenzte Nachweise lässt sich eine Erinnerung vor Ablauf vorsehen. Damit wird aus einem hochgeladenen Dokument eine Information, die im weiteren Arbeitsablauf nutzbar ist.
Verbindung zur Akte: Der geprüfte Nachweis wird in der passenden Dokumentart abgelegt. Dokument, Qualifikationsdaten und gegebenenfalls Ablaufdatum bleiben miteinander verknüpft, ohne dieselbe Information unabhängig an mehreren Stellen pflegen zu müssen.
Was die Beispiele gemeinsam haben
Antrag, Bearbeitung und Aktenzugriff benötigen jeweils passende Rechte. Wer eine Bewertung abgibt, muss deshalb noch nicht die gesamte Personalakte sehen können. Die Grundlagen erläutert der Beitrag Datenschutzkonzepte für Personaldokumente.
Die Beispiele sind mögliche Zielprozesse, kein pauschales Funktionsversprechen. Für die Auswahl zwischen SAP-Standardfunktionen wie HCM Processes and Forms und ergänzenden Lösungen hilft der Beitrag SAP-Standard oder Drittanbieterlösung. Hier steht die Frage im Vordergrund, welcher Anwendungsfall Ihren Arbeitsalltag am stärksten entlastet.
Mit einem überschaubaren Anwendungsfall beginnen
Für den Einstieg eignen sich häufig klar abgegrenzte Bescheinigungen oder Arbeitsmittelübergaben. Arbeitszeitänderungen und Zeugnisprozesse zeigen anschließend besonders gut, wie Daten, mehrere Beteiligte und Dokumente ineinandergreifen. Welcher Prozess zuerst sinnvoll ist, hängt vom tatsächlichen Anfragevolumen, dem manuellen Aufwand und den verfügbaren Schnittstellen ab.
In meinen Digitalisierungsprojekten verbinde ich fachliche Konzeption mit technischer Umsetzung, Softwareanpassung, Testkatalogen, Dokumentation und Schulung. Gemeinsam lässt sich so ein Ablauf entwickeln, der im Alltag funktioniert – vom ersten Antrag bis zum richtigen Dokument in der digitalen Personalakte.
Sie möchten ESS und MSS mit Ihren Dokumentenprozessen verbinden? Mehr zur HR-Prozess- und Dokumentenautomatisierung oder Kontakt aufnehmen.
Technische Grundlage: SAP Help Portal: HCM Processes and Forms – Technical Overview. Die Beispiele beschreiben mögliche Zielprozesse; Funktionsumfang und Integrationen sind für die konkrete Systemlandschaft zu prüfen.
