SAP-Standard oder Drittanbieterlösung: Was passt zu Ihren HR-Prozessen?

Ein HR-Prozess soll digitalisiert werden, und früh fällt die Frage: Lässt sich das mit dem vorhandenen SAP-System umsetzen oder wird eine zusätzliche Software benötigt? Beide Wege können sinnvoll sein. Eine belastbare Entscheidung entsteht jedoch erst, wenn Anforderungen, Systemlandschaft und späterer Betrieb gemeinsam betrachtet werden.

Ich unterstütze sowohl bei der Umsetzung mit SAP-Standardfunktionen als auch mit Lösungen von Softwarepartnern und weiteren Drittanbietern. Für mich beginnt die Auswahl deshalb beim fachlichen Ablauf: Was soll die Lösung im Alltag leisten, und welche Voraussetzungen sind bereits vorhanden?

Produktentscheidung und Betriebsmodell trennen

SAP-Standard oder Drittanbieter beschreibt die fachliche und technische Lösung. On-Premise, Cloud oder Hybrid beschreibt deren Betrieb. Eine Drittanbieterlösung ist nicht automatisch eine Cloud-Lösung. Die zweite Entscheidung behandelt der Vergleich der Betriebsmodelle für digitale Personalakten.

Erst den Bedarf beschreiben, dann Produkte vergleichen

„Wir benötigen einen digitalen Einstellungsprozess“ ist noch keine ausreichende Grundlage für eine Produktauswahl. Gehören dazu die Planstellenanforderung, Freigaben, Stammdatenanlage, Vertragserstellung, Unterschriften und die Ablage in der Personalakte? Welche Beteiligten arbeiten regelmäßig im SAP-System und welche nicht?

Auch Ausnahmen sind relevant. Vertretungen, Rückfragen, abweichende Vertragsvarianten und technische Fehler beeinflussen den tatsächlichen Aufwand. Je konkreter diese Anforderungen beschrieben sind, desto aussagekräftiger wird der Vergleich möglicher Lösungen.

Was der SAP-Standard leisten kann

SAP HCM Processes and Forms ist ein Beispiel für einen Ansatz zur Abbildung personalwirtschaftlicher Prozesse innerhalb der SAP-Landschaft. Dabei können Formulare, Bearbeitungsschritte und die Verarbeitung von Personaldaten miteinander verbunden werden. Welche Möglichkeiten konkret verfügbar sind, muss anhand des eingesetzten Releases, der aktivierten Komponenten und der bestehenden Konfiguration geprüft werden.

Die SAP-Dokumentation beschreibt auch die Integration einer digitalen Personalakte und die Übernahme von Formularen und Anlagen. Das bedeutet allerdings nicht, dass jede vorhandene Aktenlösung ohne zusätzliche Konzeption oder Integration angebunden ist.

Ein Ansatz im SAP-Standard ist besonders prüfenswert, wenn die benötigten Daten und wesentlichen Prozessschritte bereits dort liegen. Ebenso wichtig ist, ob die erforderlichen Kenntnisse für Konfiguration, Entwicklung und Betrieb vorhanden sind.

Wann Drittanbieterlösungen interessant werden

Zusätzliche Software kann spezielle Anforderungen gezielt unterstützen, beispielsweise bei digitalen Personalakten, Dokumentenerstellung oder der Zusammenarbeit unterschiedlicher Beteiligter. Entscheidend ist der Funktionsumfang der konkreten Lösung, nicht die Produktkategorie allein.

Eine überzeugende Demonstration sollte deshalb anhand eines eigenen Anwendungsfalls erfolgen. Wie wird ein Vertragsnachtrag erstellt? Welche Daten werden übernommen? Wie funktioniert eine Rückfrage? Wo bleibt die aktuelle Dokumentversion? Und wie erfolgt die Übergabe an SAP oder die Personalakte?

Ein vorgefertigter Standardablauf ist hilfreich. Ob er die eigenen Anforderungen trägt, zeigt sich häufig erst bei den Abweichungen.

Integration und Bedienbarkeit am selben Fall prüfen

Vergleichen Sie die Lösungen mit derselben Aufgabe: Daten übernehmen, eine Rückfrage bearbeiten, ein Dokument freigeben und an die Akte übergeben. Auch Zuständigkeiten, Zugriffe und die Wiederaufnahme nach einem Übertragungsfehler sollten demonstriert werden. Das Beispiel einer Arbeitszeitänderung liefert dafür einen konkreten Ablauf.

Die Oberfläche sollte zu den beteiligten Nutzergruppen passen. Ob SAP Fiori oder eine andere Anwendung: Entscheidend ist, ob die benötigten Schritte verständlich und mit passenden Berechtigungen ausführbar sind. Allgemeine Anforderungen an den Dokumentenzugriff stehen im Beitrag Datenschutzkonzepte für Personaldokumente.

Die Kosten enden nicht mit der Einführung

Zum Vergleich gehören neben möglichen Lizenzen auch Konzeption, Anpassungen, Schnittstellen, Tests, Schulungen und laufender Betrieb. Hinzu kommt die Frage, wie zukünftige Änderungen umgesetzt werden: Kann das eigene Team eine Vorlage pflegen? Wer passt einen Freigabeschritt an? Welche Unterstützung wird bei Updates benötigt?

Auch eine Umsetzung im vorhandenen SAP-System verursacht Aufwand. Umgekehrt kann zusätzliche Software an anderer Stelle Entwicklung reduzieren. Eine seriöse Bewertung betrachtet deshalb den konkreten Umfang über den gesamten geplanten Einsatzzeitraum.

So würde ich die Entscheidung vorbereiten

1. Einen repräsentativen HR-Prozess einschließlich Ausnahmen beschreiben.
2. Muss-Anforderungen und wünschenswerte Funktionen trennen.
3. Die vorhandenen SAP-Funktionen und Systemvoraussetzungen prüfen.
4. Geeignete Lösungen am selben Anwendungsfall vergleichen.
5. Integration, Berechtigungen, Betrieb und Folgekosten bewerten.
6. Offene Punkte in einem begrenzten Pilotvorhaben nachweisen.

Das Ergebnis kann eine Umsetzung im SAP-Standard, eine Drittanbieterlösung oder eine Kombination sein. Wichtig ist, dass die Verantwortlichkeiten zwischen den Systemen klar bleiben und der vollständige Prozess funktioniert.

Sie möchten die Optionen für Ihre bestehende Landschaft einordnen? Mehr zu meiner SAP-HCM-Beratung und ABAP-Entwicklung oder Kontakt aufnehmen.

Weiterführende technische Grundlage: SAP Help Portal: HCM Processes and Forms – Technical Overview. Verfügbarkeit und Funktionsumfang sind für das konkrete System zu prüfen.