Digitale Personalakte

Personalakten digitalisieren. Passend zu Ihren HR-Prozessen.

Ich begleite die Einführung und Weiterentwicklung Ihrer digitalen Personalakte – von der Konzeption und Auswahl eines Scanpartners über die Softwareanpassung bis zu Tests und Schulungen.

Eine Aktenlösung muss zu Ihren Abläufen, Ihrer SAP-Landschaft und den Aufgaben der Anwender passen. Gemeinsam mit HR, IT und den beteiligten Anbietern kläre ich, welche Dokumente wie verarbeitet werden, wer darauf zugreifen darf und wie die Akte in Ihre täglichen Personalprozesse eingebunden wird.

Wo ich Sie unterstützen kann

Einführung vorbereiten

Sie möchten Papierakten digitalisieren oder eine neue Aktenlösung einführen. Wir erarbeiten Anforderungen, Aktenstruktur und ein Vorgehen für die Umsetzung. Bei der Auswahl eines Scanpartners unterstütze ich die fachliche und technische Abstimmung.

Bestehende Lösungen weiterentwickeln

Die Software ist bereits im Einsatz, bildet Ihre Abläufe aber noch nicht passend ab. Ich analysiere die Anforderungen und unterstütze bei Anpassungen, SAP-Anbindung und der Einbindung in Ihre HR-Prozesse.

Von der Anforderung bis zum Arbeitsalltag

Konzeption: Anforderungen mit den Fachbereichen aufnehmen, Abläufe und Zuständigkeiten klären und das Lösungskonzept abstimmen.

Scanpartner-Auswahl: Die Anforderungen an Digitalisierung, Zuordnung und Übergabe der Bestandsdokumente gemeinsam mit Ihnen und potenziellen Anbietern konkretisieren.

Technische Umsetzung: Software an Kundenbedürfnisse anpassen und in die bestehende SAP- und Systemlandschaft einbinden.

Zugriff und Nutzung: Die Einbindung in SAP Fiori sowie die Gestaltung und Vergabe aufgabengerechter Berechtigungen umsetzen.

Löschen und Aufbewahren: Kundenseitige fachliche und datenschutzbezogene Vorgaben in ein technisch umsetzbares Löschkonzept überführen und dessen Umsetzung begleiten.

Tests und Einführung: Einen Testkatalog erstellen, abgestimmte Funktionen prüfen, die Lösung dokumentieren und Anwender schulen.

Projektmanagement und die Abstimmung zwischen HR, IT, Softwareanbieter und weiteren Beteiligten können dabei Teil meiner Unterstützung sein.

Die Akte als Teil des digitalen Prozesses

Aus den Daten eines HR-Prozesses lassen sich Arbeitsverträge, Nachträge, Zeugnisse oder Bescheinigungen erzeugen. Nach den vorgesehenen Prüfungen und Freigaben werden die Dokumente mit Abschluss des Prozesses automatisch in der zugehörigen Personalakte abgelegt.

Ich verbinde dafür Prozessgestaltung, Dokumentenautomatisierung und Aktenlösung. So wird die Ablage zu einem integrierten Schritt des Personalprozesses.

Eine digitale Personalakte von Grund auf begleiten

In einem Aktenprojekt habe ich Konzeption und Umsetzung begleitet, bei der Auswahl eines Scanpartners unterstützt und die Software an die Kundenanforderungen angepasst. Dazu kamen die Einbindung in SAP Fiori, die Berechtigungsvergabe und die technische Umsetzung eines Löschkonzepts anhand der kundenseitigen Vorgaben für DSGVO-konformes Löschen.

Ein Testkatalog und Anwenderschulungen ergänzten die technische Arbeit. Das Beispiel zeigt, wie fachliche Konzeption, Integration und Einführung in einem Projekt zusammenkommen.

Häufige Fragen zur digitalen Personalakte

Muss bereits eine Software ausgewählt sein?

Nein. Ich unterstütze bei der Aufnahme und Bewertung Ihrer Anforderungen. Wenn bereits eine Lösung feststeht oder im Einsatz ist, kann die Zusammenarbeit bei Konzeption, Anpassung oder Weiterentwicklung beginnen.

Arbeiten Sie mit unserem Softwareanbieter und Scanpartner zusammen?

Ja. Ich unterstütze die fachliche und technische Abstimmung mit den beteiligten Partnern und kläre mit Ihnen, welche Aufgaben und Schnittstellen zum Projektumfang gehören.