HR-Prozesse und Dokumentenautomatisierung

Vom Antrag zum Dokument. Vom Abschluss in die Personalakte.

Ich verbinde digitale HR-Prozesse mit automatisierter Dokumentenerstellung und Ablage – damit Daten, Bearbeitungsschritte und Dokumente im selben Ablauf zusammenfinden.

Gemeinsam mit HR und IT kläre ich, welche Informationen ein Prozess benötigt, wer beteiligt ist und welche Regeln für Bearbeitung, Prüfung und Freigabe gelten. Daraus entsteht ein fachliches Konzept, das ich technisch umsetze und in Ihre Systemlandschaft einbinde.

Personalprozesse, die sich verbinden lassen

Anträge und Freigaben

Änderung der Arbeitszeit
Beantragung von Incentives
Ausgabe von Arbeitsmitteln
Anforderung von Planstellen
Einstellungsprozesse
Anforderung und Erstellung von Arbeitszeugnissen

Dokumente aus Prozessdaten

Arbeitsverträge
Nachträge zum Arbeitsvertrag
Arbeitszeugnisse
Bescheinigungen

Vorhandene Daten und abgestimmte Vorlagen bilden die Grundlage. Erforderliche Prüfungen und Freigaben werden in den Prozess eingebunden.

Beispiel: Eine Arbeitszeitänderung durchgängig abbilden

Der Antrag erfasst die gewünschte Änderung und die dafür benötigten Daten. Nach den festgelegten Prüfungen und Freigaben kann daraus ein passender Vertragsnachtrag erzeugt werden. Mit Abschluss des Prozesses wird das Dokument automatisch in der zugehörigen digitalen Personalakte abgelegt.

Das ist ein möglicher Zielablauf: Die konkreten Schritte, Verantwortlichkeiten und technischen Übergaben stimmen wir auf Ihre Anforderungen ab.

SAP-Standard oder Drittanbieterlösung

Ich unterstütze sowohl mit SAP-Standardfunktionen, beispielsweise SAP HCM Processes and Forms, als auch mit Lösungen unserer Softwarepartner und weiterer Drittanbieter. Maßgeblich sind der benötigte Ablauf, die vorhandenen Systeme und die Möglichkeiten des jeweiligen Produkts.

Ich prüfe, welche Anforderungen der Standard abdeckt und wo Konfiguration, individuelle Entwicklung oder Schnittstellen nötig sind. Verständliche Dokumentation und die spätere Wartung bleiben dabei Teil der Umsetzung.

Mein Beitrag zu Ihrem Vorhaben

Prozesse und Anforderungen gemeinsam mit den Fachbereichen konzipieren

Rollen, Daten, Prozessschritte und Freigaberegeln abstimmen

Software konfigurieren, anpassen und um benötigte Funktionen ergänzen

Dokumentenvorlagen und Datenübergaben in den Ablauf einbinden

Fehlerfälle, Rückfragen und Stornierungen berücksichtigen

Tests, Dokumentation und Schulungen begleiten

Projektaufgaben und die Abstimmung zwischen HR, IT und Anbietern koordinieren

Automatische Verarbeitung nachvollziehbar machen

In einem SAP-gestützten HR-Prozess greifen Datenbankpflege, Personalstammdaten und Hintergrundverarbeitung ineinander. Mein Beitrag umfasst die Analyse und Überarbeitung der Verarbeitungslogik sowie eine einheitliche Fehlerbehandlung mit aussagekräftigen Meldungen. Auch Rückfragen und Stornierungen werden berücksichtigt.

Aktuelles Entwicklungsvorhaben: Dokumente im Browser bearbeiten

Ausgangspunkt ist der Wegfall der bisher genutzten direkten Office-Einbindung in SAP. Ich entwickle einen Ansatz, mit dem Dokumente aus einem SAP-Workflow heraus beispielsweise mit Microsoft 365 (Office 365) und SharePoint im Browser bearbeitet werden können – ohne manuellen Download und anschließenden Upload.

Über APIs soll die bearbeitete Datei automatisch in den SAP-Workflow zurückgeführt werden, sodass dort für weitere Bearbeitungs- und Freigabeschritte die aktuelle Version zur Verfügung steht. Es handelt sich um ein laufendes Entwicklungsvorhaben.